A folha de pagamento é um documento complexo, que envolve muitos componentes e exige cuidado na elaboração.
Por isso, uma sociedade, uma empresa ou um profissional autônomo que tem funcionários consegue minimizar gastos desnecessários, melhorar o controle das contas e otimizar a rotina ao melhorar a eficiência da gestão de folha de pagamento.
Mas para aprimorar a gestão, é necessário aplicar técnicas específicas.
Quer saber sobre elas? Listamos as 8 mais eficientes nesta publicação.
Acompanhe a leitura para conferir!
1. Padronizar a forma de pagamento
Estude o processo usado pela sua empresa para realizar a folha de pagamento e garanta que ele seja padronizado, ou seja, sempre executado da mesma forma.
Isso diminui a ocorrência de erros e traz uma visão mais clara da rotina corporativa.
É importante que essa padronização também inclua:
- Ter uma conta bancária exclusiva para fazer movimentação do dinheiro;
- Definir os colaboradores responsáveis pelas folhas;
- Estabelecer datas específicas para fazê-la.
2. Fazer a provisão dos gastos
Provisionar consiste em projetar despesas, saber quando elas deverão ser pagas e separar o dinheiro necessário.
Você deve calcular muito bem quais serão os custos com folha.
Negligenciar essa provisão pode comprometer a sobrevivência do negócio, já que a empresa corre o risco de arcar com multas e indenizações se deixar de fazer ou atrasar a remuneração de um colaborador.
Caso isso ocorra, o funcionário prejudicado ficará desmotivado a continuar trabalhando, levando à redução da produtividade, ao surgimento de conflitos com o empregador e até mesmo à reclamação trabalhista (processo judicial).
Não se limite aos pagamentos mensais.
Faça o provisionamento dos gastos anuais, como 13º salário e férias.
Por fim, considere a necessidade de contratar um trabalhador eventual para substituir temporariamente um colaborador que entrar em férias.
3. Controlar as horas trabalhadas
Monitore de perto a jornada de trabalho da sua equipe para evitar que sejam contabilizadas horas de trabalho além das efetivamente realizadas e garantir que os colaboradores usufruam de seus horários de descanso.
Na prática, você deve implementar um controle de ponto — manual, mecânico ou eletrônico — para que os funcionários marquem as entradas e saídas do trabalho.
Eles devem registrar o momento em que entram no local de trabalho, fazem pausas, retornam à atividade e encerram a jornada.
Se um trabalhador se esquecer de marcar o descanso, por exemplo, sua sociedade pode ser obrigada a pagar por essas horas.
Isso acontece porque a legislação brasileira impõe ao empregador a responsabilidade de comprovar o cumprimento dos horários de trabalho.
Muitas vezes, um funcionário precisa estender sua jornada e fazer horas extras.
No entanto, é preciso refletir sobre essa necessidade.
Afinal, esse período é 50% mais caro (no mínimo), e há um limite de duas horas extras por dia.
4. Criar uma rotina para a entrega de holerites
O holerite ou contracheque é um documento impresso dos vencimentos de um colaborador.
Ele informa detalhadamente todos os valores que compõem a folha de pagamento, como salário base, acréscimos, deduções, benefícios etc.
Toda empresa tem o dever legal de entregá-lo à sua equipe, então, é importante que você tenha uma data específica para fazê-lo.
É necessário que o trabalhador assine um comprovante de que recebeu o holerite
5. Usar a tecnologia como uma aliada
Não recomendamos fazer o cálculo da folha de pagamento manualmente.
Afinal, há muitos fatores a serem considerados nessa tarefa, logo, ela consome bastante tempo e pode ser tornar cansativa e suscetível a erros.
Entretanto, você pode delegar essa operação para um sistema especializado.
Essa tecnologia coletará as horas do sistema do banco de horas (se for eletrônico) automaticamente, gerará a folha de pagamento sem erros e ainda emitirá o holerite.
Tal recurso também pode ser usado para monitorar a jornada do trabalhador.
É possível configurar o sistema para gerar avisos caso um colaborador não registre sua entrada ou saída e faça hora extra sem a devida autorização.
6. Manter-se atualizado sobre as mudanças trabalhistas
Periodicamente, surgem novidades legislativas que alteram a relação de trabalho entre o empregado e a empresa ou referentes aos direitos trabalhistas e à forma de calcular um componente da folha.
O gestor também precisa manter a rotina de elaboração da folha sempre atualizada conforme a lei.
7. Conhecer e evitar os erros mais comuns
Qualquer erro nessa gestão pode gerar danos financeiros para seu negócio.
Eliminar custos desnecessários é essencial para garantir a sobrevivência da sua sociedade em crises econômicas — como a que o Brasil está atravessando em razão da pandemia do coronavírus.
A melhor forma de evitar falhas é conhecê-las previamente e saber como combatê-las.
Confira as principais delas:
- Não entender os processos: estude todas as operações que envolvam a gestão da folha, assim você pode identificar gargalos e eliminá-los;
- Não usufruir da tecnologia: garanta que o pessoal responsável pela folha utilize a tecnologia e aproveite de suas vantagens;
- Negligenciar os valores extras: não pense que horas extras são baratas, já que os tributos também incidem sobre elas;
- Enquadrar funcionários de forma errada: tenha muita atenção ao definir o cargo, a função e o salário de cada colaborador.
8. Buscar o auxílio de uma boa contabilidade
Você pode solicitar o apoio de contadores para que eles realizem a folha de pagamento da forma mais eficiente possível.
Entretanto, o trabalho do contador é amplo e vai além do cálculo da folha de pagamento.
Ele também realiza a gestão do pessoal, fornece instruções para otimizar seus processos e identifica possíveis formas de reduzir custos.
Um contador observará se estão sendo pagos mais tributos que os exigidos pela lei e calculará se é mais vantajoso para os sócios administradores receberem participação nos lucros em vez de pró-labore, por exemplo.
O profissional ainda assegurará que seus processos estejam sempre atualizados quanto à legislação, já que eles mantêm um estudo constante sobre as atualizações legislativas.
Tornar a gestão de folha de pagamento mais eficiente contribui bastante para otimizar as demais atividades da sua empresa e evitar dores de cabeça.
Fonte: https://www.jornalcontabil.com.br/folha-de-pagamento-saiba-tudo-sobre-essa-gestao/
